GED: como pôr ordem na documentação física e virtual da imobiliária

Inovações na digitalização dos processos, como a assinatura eletrônica, permitiram que as imobiliárias reduzissem drasticamente o uso de papéis, mas o volume de documentos que as empresas do setor precisam lidar cotidianamente não diminuiu – pelo contrário. Para que gestores e colaboradores não desperdicem tempo e esforço na busca e manuseio de arquivos reais ou digitais, existem técnicas de arquivamento eficiente reunidas sob a sigla GED, ou Gestão Eletrônica de Documentos.

Entre as estratégias recomendadas pela GED para arquivar documentos com inteligência estão: definir um fluxograma para orientar o destino de cada arquivo; determinar o tempo de guarda dos documentos e quais devem ser automaticamente descartados; e criar regras para acessar cada arquivo, de modo a evitar erros e extravios

Uma imobiliária soma vários benefícios com a guarda organizada da documentação, como a economia de papel, otimização do tempo gasto pelos colaboradores, aumento da segurança da informação, mais eficácia nas auditorias e a geração de dados e indicadores mais confiáveis para orientar a estratégia comercial da empresa.

Hoje o mercado oferece diversas opções para estruturar a gestão da documentação digital, com empresas especializadas nesse nicho. Uma das pioneiras é a Iron Mountain, companhia norte-americana fundada em 1951 que começou suas atividades armazenando grande volume de documentos impressos. Nos anos 80, a empresa começou a expandir seu mercado ao atender à necessidade crescente de proteção de dados de backup de computadores.

Atualmente, a Iron Mountain atua em mais de 50 países, oferecendo serviços de digitalização de documentos, com escaneamento, gerenciamento e armazenamento de dados, além da automação de processos. 

Para entender melhor as técnicas mais atuais de digitalização de documentos, com foco nas necessidades do mercado imobiliário, o Imobi Aluguel conversou com o presidente da Iron Mountain no Brasil, Orlando Souza. Confira:

Imobi Report: Que cuidados uma imobiliária deve tomar ao digitalizar sua documentação (como contratos de locação, laudos de vistoria, apólices de seguro)?

Orlando Souza: Vivemos em uma sociedade cada vez mais digital, conectada, e com cada setor da economia em diferentes estágios da transformação digital. Com o mercado imobiliário, não é diferente. Mesmo em meio à pandemia, o setor registrou aumento nas vendas e, consequentemente, aumento no número de corretores e no volume de processos e dados. 

Diante desse cenário, o processo de digitalização ganhou força e hoje as relações imobiliárias passaram a ser cada vez mais digitais, facilitando a relação entre os profissionais e clientes.

Com o avanço da digitalização e clientes cada vez mais protagonistas na relação, os cuidados e segurança dos dados, a qualidade e detalhes que antes não eram possíveis devido a processos manuais começaram a influenciar na decisão dos clientes. A digitalização vai muito além de transformar o físico no digital, mas em como devemos organizar as informações e torná-las relevantes ao negócio.

Para que se tenha resultados nesta transformação, a busca de serviços especializados (terceirização) é um bom caminho. Rapidez no acesso à informação, na segurança dos dados, na qualidade na informação, o uso de alta tecnologia e o suporte de especialistas altamente capacitados são os principais cuidados que o setor imobiliário deverá ter para migrar ou transformar seus negócios para um ambiente digital.

As imobiliárias atuam com diversas tipologias documentais, formatos de documento e tipos de papel. É importante que essas informações estejam organizadas e de fácil acesso, de modo que possam ser rapidamente obtidas pela administração do imóvel.

Imobi Report: Qualquer documento digitalizado tem o mesmo valor do físico numa eventual demanda judicial?

Orlando Souza: Há algum tempo a gestão documental está evoluindo para um cenário de digitalização, impulsionada principalmente pelo setor financeiro. Em 2016, o Banco Central, por meio da Resolução 4.474, começou a permitir e validar transações de documentos digitais sem a necessidade do documento físico, podendo descartá-los de acordo com algumas regras. No entanto, mesmo com esta sinalização, a validação jurídica é ainda limitada pela falta ou clareza de regras e alcance desta resolução. 

Os requisitos para a digitalização de documentos públicos ou privados foram definidos pelo Decreto Lei 10.278, de março de 2020.

Imobi Report: Por quanto tempo devem ser guardados contratos físicos já encerrados (como os de locação)? 

Orlando Souza: Atualmente existem várias regras de temporalidade, que partem desde o descarte imediato até a necessidade de mantê-los disponíveis por 30 anos ou até com prazo indeterminado. O processo de digitalização ajudou a transformar este cenário e hoje o descarte pode ocorrer com garantias de documentos que seguem o decreto Lei 10.278.

É comum no mercado que alguns documentos sejam armazenados no mínimo por três anos após o encerramento de uma relação, como por exemplo com um contrato de locação. Vale lembrar, no entanto, que a temporalidade física ou digital dependerá do contexto de cada transação e da realidade de cada empresa.

Imobi Report: Que elementos os e-mails devem conter para que possam ser transformados em documentos com valor jurídico?

Orlando Souza: Para que e-mails com informações e dados possam ser transformados em documentos com valor jurídico, alguns elementos são essenciais:

– O e-mail deverá ter sido enviado por um indivíduo(a) com poder de decisão na empresa;

– Não pode haver nenhuma orientação em contrato que corresponda a proibição da validade do valor jurídico para e-mails

– Inserir no rodapé de todos os e-mails que o mesmo tem valor jurídico  

Imobi Report: Como uma empresa que precisa gerenciar grande volume de documentos digitais, como é o caso das imobiliárias, pode armazená-los de forma mais barata e eficaz? Vale mais a pena manter em nuvem ou armazenar em hardware?

Orlando Souza: A proposta de armazenagem em nuvem, além de ser mais segura, pois agrupa todos os dados em uma mesma infraestrutura protegida, garante maior controle sobre o acesso aos dados. Nela, há a garantia de backup e um processo muito mais seguro na transferência dos dados, pois sempre são criptografados.

Muitas pessoas e empresas acreditam que armazenar em nuvem seja algo caro e complexo e por isso optam por armazenar em hardware físico próprio que, na maioria das vezes, não possui qualquer nível de segurança de acesso e da informação. O barato acaba saindo caro, até que seus dados sejam perdidos ou vazados por um malware ou um hacker mal-intencionado em um hardware sem proteção.

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