A vida sem papel: como se livrar dos arquivos físicos e organizar sua documentação digital

Entre os inúmeros benefícios da digitalização no mercado imobiliário, a redução drástica do uso do papel foi, literalmente, um dos mais visíveis. Uma infinidade de contratos, aditamentos, distratos, laudos de vistoria, recibos de entrega de chaves, cálculos de comissão, cópias de documentos pessoais, enfim, toda a burocracia que envolve o processo de locação deixou de poluir gavetas e ocupar armários ou salas inteiras para ser guardada em hardware ou em nuvem. Sem contar toda a parte administrativa e contábil que envolve a gestão de qualquer empresa. Mas, embora em menor volume, o papel ainda faz parte do cotidiano das empresas do setor, e o tema gera dúvidas sobre a necessidade de armazenamento de documentos físicos antigos e sobre os métodos para reunir e organizar os abundantes dados digitais gerados cotidianamente. É disso que vamos tratar nesta edição do Imobi Aluguel. Eliminando o arquivo morto A opção mais comum e lógica para se livrar dos papéis antigos é torná-los digitais. Há diversas maneiras de executar tal tarefa, como escaneá-los a partir de uma impressora multifuncional, que automaticamente converte os documentos em arquivos digitais e os lança para o sistema da empresa. Também há no mercado diversos aplicativos para dispositivos móveis especializados em digitalizar documentos, como Cam Scanner, Genius Scan, Adobe Scan ou ClearScanner.Mas quando o volume de papéis é imenso, pode fazer mais sentido terceirizar essa tarefa. Há variações regionais, mas, o custo médio da digitalização de documentos gira em torno de R$ 0,25 por página de ofício (A4). Normalmente as empresas de digitalização exigem um volume mínimo, a partir de 1.000 páginas. Folhas encadernadas ou em tamanhos maiores têm custo mais alto. Quais documentos eu posso digitalizar e quais devo armazenar em papel? Segundo o Sindicato da Habitação e Condomínios do Paraná (Secovi-PR), ações judiciais relativas ao aluguel ou a reparações devidas a danos no imóvel prescrevem em três anos. Já a cobrança de taxa de condomínio “caduca” depois de cinco anos. Portanto, a recomendação da entidade é guardar os contratos de aluguel por cinco anos após o encerramento. O mesmo raciocínio vale para os demais documentos (laudos de vistoria, aditamentos etc) relativos a cada contrato. Mas há advogados que sugerem a guarda dos documentos imobiliários por um prazo mais longo, de até 10 anos - sobre o assunto, confira abaixo a entrevista com Jaques Bushatsky, diretor do Secovi-SP.Quanto aos documentos das áreas trabalhista e fiscal, a Docusign, empresa que é referência no mercado de assinaturas digitais, elaborou uma tabela sobre o prazo recomendável de guarda: Documentos tributários: 5 anosAcordo de compensação de horas: 5 anosCarta de pedido de demissão: 5 anosComunicação de Acidente do Trabalho (CAT): 10 anosCofins: 5 anosDocumento de RH, como recibo de 13º salário, comprovantes de férias, folhas de pagamento, recibo de salários e TRCT (termo de rescisão): 10 anos. Quanto custa armazenar? Vale lembrar que na imensa maioria dos casos os documentos digitalizados têm o mesmo valor legal que os físicos. Mas, para se precaver de casos extremos, em que a parte reclamante alegue que não assinou determinado documento apresentado digitalmente, a imobiliária pode recorrer à guarda do papel como uma segurança adicional. Se espaço físico é um problema na sua imobiliária, uma opção é recorrer aos chamados guarda-móveis. O preço para estocagem varia muito conforme a localização do depósito e o volume a ser estocado, mas a Self Storage, uma das principais redes de armazenamento de objetos e documentos do País, com unidades em 12 cidades, criou uma ferramenta interessante que calcula o volume correspondente à quantidade de objetos a serem armazenados. A partir desse dado fica fácil orçar a guarda do material com diferentes fornecedores. Numa simulação feita pelo Imobi Aluguel, a locação de um espaço equivalente a dois armários de aço tamanho padrão no Centro de Curitiba sairia por R$ 202,50 mensais (total de 2,3m²). Papel nunca mais Para reduzir o volume de papel gerado diariamente na imobiliária, a assinatura eletrônica é um mecanismo bastante eficaz - já analisamos todos os benefícios deste recurso no Imobi Aluguel 24. Um case interessante é o da Paulista, imobiliária com 600 imóveis administrados na zona Sul da capital de São Paulo e em Santos. No final de 2018, quando poucos falavam em assinatura eletrônica (que explodiu mesmo durante a pandemia), a diretora Milena Moreira de Souza Afonso abraçou a ferramenta e reorganizou o fluxo da documentação digital. Precisou treinar os funcionários mais resistentes a mudanças e convencer alguns clientes céticos.Deu resultado: hoje a produção de papel caiu a praticamente zero. “A pasta física morreu. O que eu tenho em papel é só coisa antiga”, diz Milena, contando que, além do espaço interno, ganhou um posto de trabalho ao remanejar uma funcionária que passava o dia selecionando e organizando a papelada.Além disso, a digitalização permitiu dar mais transparência ao processo de locação - os documentos relacionados a cada contrato podem ser acessados por inquilinos e proprietários através do site da Paulista, o que ajuda a tirar dúvidas e resolver conflitos. Como organizar os dados digitais da imobiliária? Além do ganho de espaço e economia de papel, outra vantagem evidente da digitalização é a possibilidade de organizar o material de modo a tornar as buscas mais rápidas e práticas. Alguns números mostram a importância dessa otimização. Segundo relatório da consultoria norte-americana McKinsey, os funcionários gastam 1,8 hora diária - ou 9,3 horas por semana, em média - pesquisando e reunindo informações. Outro estudo, feito pelo International Data Corporation (IDC), referência mundial em inteligência de mercado e consultoria de tecnologia da informação, aponta que o trabalhador das empresas de conhecimento gasta 2,5 horas por dia, ou cerca de 30% da jornada de trabalho, procurando dados.Um dos aliados para dispor as informações da imobiliária ordenadamente são os próprios CRMs, que na maioria dos casos oferecem um espaço virtual para arquivar os documentos. No caso de documentos externos, que não passaram pelo software, é possível fazer o upload e guardá-los na pasta do imóvel criada dentro do CRM.Como os CRMs têm limite de dados a serem guardados, uma solução é transformar arquivos mais pesados, como as fotos em alta resolução dos laudos de vistoria, num link à parte, hospedado em alguma plataforma de armazenamento em nuvem, como Google Drive, Dropbox ou Onedrive. Todas elas têm pacotes gratuitos e planos pagos conforme o volume de dados a serem armazenados (confira aqui um bom estudo comparativo entre esses serviços).Há imobiliárias que preferem fazer seu próprio controle da documentação digital, para não ficarem dependentes dos CRMs. Uma prática bem produtiva é orientar o time a sempre colocar todos os arquivos gerados numa mesma pasta relacionada àquele contrato - normalmente nomeada com o código do imóvel. Vão para essa pasta inclusive as trocas de e-mails relevantes (transformados em PDF) ou dados gerados em outras plataformas, como o ERP ou o software da empresa de vistoria terceirizada. Pode até parecer duplicidade, mas essa organização facilita muito no momento de buscar um documento e verificar os dados de cada imóvel. GED: pode chamar de “ordem na casa” Essa gestão documental precisa ser bem treinada junto à equipe, para evitar a alocação incorreta ou mesmo exclusões acidentais de arquivos importantes. Aliás, existem técnicas aprofundadas para arquivar o inventário virtual de forma eficiente, reunidas sob uma sigla – GED, ou Gestão Eletrônica de Documentos.As estratégias recomendadas pela GED para arquivar documentos com inteligência incluem definir antecipadamente um fluxograma que direcione o destino de cada arquivo, determinar o tempo de guarda dele e quais documentos devem ser automaticamente descartados.Essa triagem pode ser programada através de plataformas específicas, capazes de direcionar o arquivo sem intervenção humana.Outra medida importante é criar regras para acessar cada arquivo, de modo a controlar o manuseio desses documentos e evitar erros e extravios.Além da economia de papel, da otimização do tempo gasto pelos colaboradores e do aumento da segurança da informação, a imobiliária que gerencia corretamente seus documentos digitais é capaz de promover auditorias com maior eficácia e de gerar dados e indicadores mais confiáveis, que orientem sua estratégia comercial. Não há, portanto, muitas dúvidas quanto ao custo/benefício da gestão bem estruturada da documentação digital. 2 perguntas para Jaques Bushatsky, diretor do Secovi-SP O advogado e sócio da Bushatsky Advogados comenta os prazos mais indicados de guardar arquivos físicos relacionados ao aluguel e fala sobre a validade legal dos documentos digitalizados numa eventual demanda judicial. Clique aqui e confira. Notícias da Locação Terceirizando toda a jornada A startup Vivalisto, com sede em Barueri (SP), tem ganhado espaço ao terceirizar para imobiliárias todo o processo contratual e cartorário, tanto em vendas quanto em locação. A empresa cresceu 170% no último ano e já atende cerca de 2 mil clientes finais. Entre os serviços oferecidos pela startup estão concessão de crédito imobiliário, elaboração e emissão de contratos, registros dos imóveis em cartório, intermediação de garantias e de seguros residenciais, entrega de chaves e vistorias. A história foi contada pelo programa Pequenas Empresas Grandes Negócios. Condomínios x Airbnb: mais um caso O Superior Tribunal de Justiça (STJ) tem em sua pauta mais um caso de condomínio que proibiu um proprietário de apartamento de fazer locação temporária (inferior a 90 dias) através do AirbBnb. Na ação, o condomínio de Londrina (PR) argumenta que o uso de plataformas de hospedagem dá ao imóvel um caráter de hotelaria, o que desviaria a função residencial do espaço. O dono do imóvel recorreu, pedindo a anulação da assembleia condominial e alegando que a locação temporária é protegida pelo artigo 48 da Lei do Inquilinato. ExpectativaO caso estava na pauta que seria analisada na tarde de ontem pela 3a. turma do Tribunal. O resultado não havia sido divulgado até o fechamento desta edição. Vale lembrar que, em abril, a Quarta Turma do STJ deu a um condomínio de Porto Alegre o direito de proibir a locação pelo Airbnb. Histórias da locaçãoO Tribunal de Justiça do Distrito Federal negou pedido de uma mulher para que o ex-marido pagasse aluguéis da casa dividida na partilha. Na ação, a mulher alegou que o ex-marido violou o acordo de divórcio para que ambos desocupassem o imóvel de modo a facilitar a venda. O homem teria retornado a morar na casa sem autorização da ex-cônjuge e lá ficou por quase um ano. O ex-marido argumentou que arcou com toda a manutenção e restauração da casa. A desembargadora manteve a decisão de primeira instância, justificando que a ex-mulher não comprovou ter notificado o ex-marido de sua intenção de receber aluguéis pelo uso do imóvel. Nem tudo são floresA Evergrande, gigante da incorporação imobiliária da China, enfrenta uma grave crise financeira e acumula a estratosférica dívida de US$ 300 bilhões (cerca de 1,5 trilhão de reais). Na segunda-feira (13), 100 investidores fizeram um protesto na sede da empresa, na cidade de Shenzhen, para cobrar o pagamento de dívidas. Segundo o New York Times, o desaquecimento do mercado imobiliário chinês é um dos motivos do buraco da Evergrande. Indicadores Acesse a página especial organizada pelo Imobi Aluguel com os principais indicadores ligados ao mercado de locação: IGP-M, IPCA, Fipe/ZAP, IVAR, QuintoAndar e outros: Indicadores Imobi Aluguel.

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