Integrações de softwares imobiliários: o que levar em conta ao contratar?

Com tanta variedade de plataformas disponíveis para facilitar a vida de quem trabalha no mercado imobiliário, muitas vezes os gestores de imobiliárias acabam caindo em outra dificuldade: como promover a integração entre os diversos softwares de forma efetiva. Afinal, não adianta nada ter um monte de ferramentas disponíveis, se elas não conversam entre si, o que pode prejudicar o andamento do trabalho em vez de otimizar tempo e facilitar a organização do fluxo de informações da empresa. 

Portanto, antes de sair contratando novas ferramentas para sua imobiliária, é preciso atentar-se a alguns detalhes cruciais para que as plataformas atinjam o objetivo esperado, trabalhando em conjunto. Em primeiro lugar, entretanto, é preciso avaliar quais são as plataformas que realmente são necessárias para sua operação e como elas podem se encaixar nos processos das imobiliárias, para que não haja contratações sem necessidade. Essa análise prévia é determinante para se pensar quais integrações serão efetivamente necessárias. 

Depois disso, no momento da escolha das plataformas, é preciso verificar quais são suas integrações nativas e se o software escolhido tem API aberta para se conectar a outras ferramentas. Ainda que a imobiliária não tenha necessidade de integrar aquele software a outro sistema no momento da contratação, isso pode acabar acontecendo ao longo do relacionamento da equipe com aquela plataforma. Se a imobiliária opta por uma ferramenta com API aberta, portanto, ela não fica refém do fornecedor e de suas integrações nativas, podendo fazer outras integrações, caso haja necessidade.

“Hoje, em dia, a maioria dos sistemas está com essa dinâmica (de ter API aberta), mas ainda existem alguns que não oferecem essa possibilidade. Por isso, é importante garantir que a plataforma contratada tenha API aberta para facilitar a integração com outros softwares”, explica Alice Santos, designer de serviços da CUPOLA. Para ela, o principal erro das imobiliárias, no entanto, é contratar vários softwares que não conversam entre si, o que pode gerar mais trabalho para a equipe do que facilitar os processos, por deixar as informações espalhadas. 

Tudo começa pelo CRM

De acordo com Alice, quando se fala em integração de software, é importante saber quais plataformas devem estar conectadas. “No caso do mercado imobiliário, tudo começa com a escolha do CRM, o sistema que precisa ter integração com tudo, principalmente com os portais imobiliários, para gerenciar as publicações. Existem várias empresas que oferecem essa solução, como Vista e InGaia com ferramentas para auxiliar no gerenciamento do atendimento, quanto a possibilidade de extrair relatórios estratégicos para entender melhor a operação da imobiliária. 

Outra integração de software muito importante é em relação ao recebimento de informações de todos os canais digitais de geração de leads – site, portal, Facebook Ads, chat, telefonia. “A integração dessas informações é a única forma de saber com exatidão os dados de sua operação. Para fazer isso, o sistema pode ter integração nativa ou ter integradores que façam isso, como, por exemplo, o Zapier e o Conecta Lead. É importante ressaltar que os integradores precisam oferecer um bom custo x benefício para não encarecer a operação, mas eles costumam ter valores acessíveis e não impactam no custo final da operação”, afirma. Somente depois de resolvida a integração das informações de canais digitais de geração de leads é que a imobiliária deve se preocupar com a integração de outras plataformas, como automação de marketing e terceirização de visitas, por exemplo. 

Alice explica que, nos Estados Unidos, a utilização de integradores é uma prática mais comum, mas no Brasil ainda há uma certa resistência. “Por aqui, as pessoas ainda têm preconceito quando se trata de ter mais softwares envolvidos na operação. Por isso, ainda são poucas as opções de integradores disponíveis no Brasil. Em contrapartida, os integradores estão cada vez mais absorvendo outras funcionalidades para agregar mais valor a eles e justificar sua contratação. Um importante integrador utilizado por aqui é o RD Station, um sistema de automação de marketing que também pode ser utilizado com a função de servir como integrador, mas só vale a pena se a imobiliária explorar bem suas possibilidades”. 

No caso do ERP, como Superlógica e Universal Software, a opinião de Alice é que ele pode funcionar mesmo sem uma integração efetiva com os demais sistemas, inclusive com o CRM. “É muito estratégico ter o ERP integrado porque isso facilita muito na operação, mas, dependendo do cenário da imobiliária, a gente entende que faz mais sentido ter um ótimo sistema de gestão de ERP e um ótimo sistema de CRM que não conversam entre si, do que ter um deles que seja mediano”. 

Cuidado com atualizações e manutenção

Além de todas essas sugestões, Alice faz mais uma recomendação, quando se trata de integração de software, que é ter um cuidado especial com as atualizações e a manutenção dos sistemas. “Quando a integração não é nativa, é feita por programadores à parte, não tem um sistema que cuide dessa integração, deve-se ficar em alerta. Isso porque todos os sistemas sofrem atualizações e pode ser que a integração fique instável em algum momento ou precise de manutenção. Por outro lado, quando a integração é feita pelo próprio sistema ou por um integrador, não é necessário ter essa preocupação porque isso acontece de forma automática”, explica Alice. 

A designer de serviços da CUPOLA lembra que não há uma frequência definida para as atualizações, o que requer que o programador esteja sempre atento para corrigir possíveis falhas o quanto antes. “Mesmo pequenos ajustes podem impactar na integração. Por isso, é interessante ter um sistema contratado para cuidar da manutenção ou contar com profissionais qualificados, que saibam configurar tudo corretamente, além de prestar o suporte necessário para que não aconteçam erros que impactem no processo. 

Mapa de Softwares do Mercado Imobiliário

Para ajudar na escolha das plataformas para a sua imobiliária, a CUPOLA desenvolveu um Mapa de Softwares para o Mercado Imobiliário, que está disponível para download. Todas as soluções citadas neste texto constam no mapa, além de várias outras opções.

Resumo das dicas: 

• Escolher criteriosamente prioritariamente  qual será o CRM da imobiliária
• Avaliar quais ferramentas são realmente necessárias para a operação da imobiliária
• Verificar quais são as integrações nativas do software contratado 
• Priorizar softwares que tenham API aberta
• Utilizar integradores quando houver necessidade 
• Ter um cuidado especial com as atualizações e manutenção dos sistemas