LGPD e o mercado imobiliário: adequação à lei ganha caráter de urgência com a proximidade das sanções

Antes mesmo de entrar em vigor, em 18 de setembro do ano passado, a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD) já era motivo de dúvidas e inseguranças entre empresas de todos os setores da economia, inclusive no mercado imobiliário. Agora, faltando cerca de seis meses para a chegada de agosto, quando as sanções previstas pela lei passarão a ser efetivamente aplicadas, o senso de urgência para adequação à legislação se tornou ainda maior. No entanto, ainda são muitas as dificuldades enfrentadas por imobiliárias e incorporadoras, que trabalham diariamente com dados de centenas, muitas vezes milhares de clientes, fornecedores e funcionários. 

“São muitos os indivíduos envolvidos em uma operação imobiliária. Diariamente, as empresas têm de lidar com documentos de proprietários, inquilinos, fiadores, colaboradores e isso gera muitas dúvidas. Uma das principais dificuldades, por exemplo, é como trabalhar com os corretores autônomos, pois a imobiliária não tem controle sobre o recebimento e armazenamento de dados por esses profissionais, principalmente devido à utilização de Whatsapp pessoal deles. Portanto, o ideal é que o recebimento de leads seja feito somente pelos canais oficiais da empresa”, comenta Keity Marques, sócia e gerente de contas da CUPOLA. 

O primeiro atendimento deve ser uma das prioridades da imobiliária ou incorporadora no que se refere à adequação dessas empresas à LGPD. “É preciso dar a devida atenção à forma como se armazena os dados desde o início do processo. Para isso, independente de qual seja o porte da empresa, é preciso ter um CRM, um bom sistema de gestão. No caso das incorporadoras, ainda vale ressaltar a importância de tomar um cuidado redobrado no armazenamento de dados de parceiros, para não acabar sendo corresponsável em uma possível ação”. Para auxiliar imobiliárias e incorporadoras nesse processo, a CUPOLA oferece um treinamento sobre LGPD, de caráter informativo, com dicas de como promover a adequação das empresas à lei, e também disponibilizou um vídeo gratuito, no qual o advogado Carlos Alexandre Perin esclarece algumas das principais dúvidas das imobiliárias em relação à legislação. 

Cuidado com armazenamento de dados internos

Além de clientes e fornecedores, Keity destaca a importância de imobiliárias e incorporadoras lembrarem que precisam ter cuidado com os dados internos, afinal, são empresas como quaisquer outras. “No caso de leads, é comum que os dados já cheguem digitalizados. Mas, assim como empresas de outros setores, imobiliárias e incorporadoras também acabam armazenando muitas informações de forma física, como notas fiscais, contratos de colaboradores, documentos de análise de crédito e contabilidade. Esses dados também precisam ser revistos. É preciso estabelecer quem serão os responsáveis por eles, pois não podem ter acesso livre a qualquer funcionário”, ressalta. 

Trabalhando pela conformidade em relação à LGPD desde o primeiro semestre de 2020, a Vista tem usado sua própria experiência para ajudar as imobiliárias que contratam seu CRM e estão com dúvidas sobre a adequação à lei. “Esse é um processo demorado, mas a Vista já estabeleceu suas políticas de privacidade e proteção de dados dentro da empresa, além de ter um plano para lidar com possíveis incidentes. Dentro do plano de ação desenvolvido pela empresa, também estão previstas algumas adaptações no software. Mas, ressaltamos que as imobiliárias precisam ter consciência de que elas também precisam estar em conformidade com a lei e que a responsabilidade sobre os dados inseridos no software é delas, não da Vista”, explica Juliana Heller, DPO da Vista. 

Para auxiliar seus clientes nesse processo, a Vista se colocou à disposição para esclarecer possíveis dúvidas que as imobiliárias ainda tenham em relação à utilização do CRM – atualmente, a empresa conta com mais de 2 mil clientes ativos. De acordo com Juliana, os principais questionamentos que têm aparecido são referentes a avisos de privacidade nos sites das imobiliárias, atendimento a titular e sobre quais dados podem ser adicionados ao software. Como as perguntas são muito específicas a respeito da operação de cada empresa, as respostas são personalizadas, mas, de forma geral, Juliana diz que tanto aviso de privacidade quanto o atendimento ao titular são de responsabilidade das imobiliárias. “Mas a Vista fez um passo a passo para mostrar como as empresas podem incluir esse aviso de privacidade em seus sites”, ressalta. 

De olho nas bases legais da LGPD

Em relação à inclusão de novos dados no CRM, a orientação de Juliana é adicionar esses dados ao software somente quando a negociação estiver concretizada. “Quando um cliente procura uma imobiliária para vender um imóvel, por exemplo, o corretor precisa ter acesso a uma escritura ou IPTU para confirmar alguns dados – se a pessoa é mesmo o proprietário, se o imóvel está quitado. Mas, não é recomendado armazenar essas informações no software com muita antecedência, sem antes fechar o negócio, porque senão a empresa fica com os dados daquela pessoa sem finalidade e, para armazenar qualquer dado, é preciso ter base legal para isso. A LGPD está aí justamente para garantir que as empresas armazenem somente as informações que realmente precisam”, esclarece. 

Para a DPO da Vista, a principal dificuldade é a utilização dos mesmos dados para diferentes finalidades. “Cada finalidade tem de ser enquadrada em uma base legal estipulada pela lei, aliada à temporalidade, pois se passar determinado tempo, a empresa não pode mais utilizar aquele dado para outra finalidade”, explica Juliana. Keity lembra que, muitas vezes, a base legal do interesse legítimo tem sido acionada para justificar alguns casos mais delicados, mas essa estratégia deve ser usada com parcimônia para não cair em uma enrascada legal. Ela também alerta para o perigo de compra de mailings devido à questão do consentimento do titular. 

Já Juliana lembra que, para uma empresa estar 100% em conformidade com a LGPD, todos os seus fornecedores também devem se adequar à legislação. “A Vista só vai estar em conformidade com a LGPD quando seus fornecedores estiverem – e o fornecedor do fornecedor também -, pois é uma cadeia. Se você escolhe um fornecedor que não está em conformidade, você também está pendente. No caso das imobiliárias, é importante considerar as integrações que são feitas no software também”. 

Antecipação ajuda a atingir a conformidade à lei

Empresas que se preocuparam com a questão com antecedência encontram menos dificuldades em sua adequação e devem estar 100% em conformidade com a LGPD até agosto, quando as sanções previstas na lei passarão a ser aplicadas de fato. Este é o caso das incorporadoras Monarca e Vincere, por exemplo, que estão a caminho da adequação à legislação. “No segundo semestre do ano passado, iniciamos a contratação de uma consultoria especializada para nos auxiliar. Agora, estamos seguindo um cronograma para mapear nossos processos e estabelecer medidas de adequação necessárias”, conta Clayton Luiz Bertolino, que trabalha no setor administrativo da Monarca. 

Na Vincere, o processo de adequação foi bem parecido. “Assim que ficamos sabendo da nova LGPD, mapeamos todos os nossos processos para analisar o que precisaríamos adequar. Desta forma, revimos nossa plataforma de CRM, ajustamos nossa política de privacidade e blindamos mais a segurança dos dados dos clientes em nossos sistemas. Também treinamos a equipe de TI para ficar ciente de todas as novas regras e adaptamos todos os processos que foram necessários. Agora, o próximo passo é buscar soluções para a LGPD no offline”, afirma Thábata Gulin Guarinello, coordenadora de Marketing da Vincere. 

A lei federal 13.709/18, mais conhecida como LGPD, regulamenta o uso, a proteção e a transferência de dados pessoais no Brasil, garantindo maior controle dos cidadãos sobre suas informações pessoais. Apesar de já estar em vigor, as sanções previstas pela lei só passam a valer a partir do dia 1º de agosto de 2021. As punições para as empresas que descumprirem a legislação vão desde advertência até multa diária de R$ 50 milhões, além de proibição parcial ou total do exercício de atividades relacionadas ao tratamento de dados. Criada em julho de 2019, a Autoridade Nacional de Proteção de Dados (ANPD) será responsável pela fiscalização do cumprimento da lei. 

Princípios e bases legais da LGPD

São dez os princípios da LGPD, aos quais as empresas devem obedecer para estar em conformidade com a lei: 

1. Finalidade; 
2. Adequação; 
3. Necessidade
4. Livre acesso;
5. Qualidade dos dados; 
6. Transparência; 
7. Segurança; 
8. Prevenção;
9. Não discriminação; 
10. Responsabilização e prestação de contas.

A LGPD também tem dez bases legais, que são as justificativas possíveis para uma empresa armazenar dados de clientes, fornecedores e colaboradores: 

1. Consentimento do titular; 
2. Cumprimento de obrigação legal ou regulatória; 
3. Execução de políticas públicas pela administração pública; 
4. Estudos por órgão de pesquisa; 
5. Execução de contratos ou procedimentos preliminares; 
6. Exercício regular de direitos em processo; 
7. Proteção da vida ou incolumidade física; 
8. Tutela da saúde; 
9. Interesse legítimo; 
10. Proteção do crédito.