2 perguntas para Jaques Bushatsky

O advogado e sócio da Bushatsky Advogados comenta os prazos mais indicados de guardar arquivos físicos relacionados ao aluguel e fala sobre a validade legal dos documentos digitalizados numa eventual demanda judicial.

Imobi Aluguel: Por quanto tempo as imobiliárias devem armazenar contratos de locação e laudos de vistoria após o encerramento dos mesmos? 

Jaques Bushatsky: A questão do tempo de guarda dos documentos é e sempre foi tormentosa. Os mais imediatistas dirão que se guarda documento até o fim do contrato. Os mais cautelosos dirão que a guarda deverá ser para sempre. Não deve haver pressa no descarte dos documentos: por algum tempo poderão ser necessários perante as Autoridades Tributárias (Receita Federal quanto ao Imposto de Renda, Receita Estadual quanto ao ITCMD, Receita Municipal quanto ao IPTU ou ISS). Logo, sob esse primeiro enfoque, deverão ser arquivados por cinco (5) anos, prazo de prescrição das obrigações fiscais. A guarda destes documentos poderá ser útil para ações judiciais, tais como usucapião, indenizações, cobranças de aluguéis. Em consequência, será conveniente mantê-los pelo maior prazo de prescrição, que atualmente é de 10 anos contados do evento.

Imobi Aluguel: Se esses contratos físicos forem digitalizados, a validade legal será a mesma do documento em papel numa eventual demanda judicial?

Jaques Bushatsky: A validade dos documentos digitalizados é forte, sem dúvida. Para a plena validade, porém, serão necessárias certificações de idoneidade do arquivo. Basicamente, deverão ser asseguradas a integridade e a autenticidade do arquivo eletrônico (Lei 12.682/2012), o que se documenta por meio da emissão de um certificado digital pela Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira. Desta forma, a documentação é válida também perante à Receita Federal.