Metodologias Ágeis: implantação por etapas é o segredo para PMEs

Definição clara de tarefas e ferramentas simples de gestão ajudam pequenos a otimizar rotinas sem grandes investimentos.

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A aplicação do conceito básico da gestão ágil – ou seja, tornar os processos mais eficientes e rápidos em menor tempo – não obriga a adoção formal e completa desse método, de ponta a ponta, na jornada produtiva. Diversos players de menor porte do mercado imobiliário têm utilizado princípios ágeis em apenas parte de suas rotinas, adaptados a seu tamanho, segmento e nicho geográfico, com resultados igualmente positivos.

A implantação da versão completa do Scrum, por exemplo, pressupõe o uso de squads (equipes multidisciplinares com objetivos específicos), de um Product Owner (líder da equipe) e de um Scrum Master (membro do squad que organiza os processos). Essa estrutura muitas vezes não faz sentido numa pequena ou média imobiliária, que tem poucos colaboradores fixos e gestão mais centralizada.

Por outro lado, o aprimoramento gradual e experimental dos processos, permitindo recuos e revisões quando necessário, é inclusive um dos princípios do Scrum e do próprio Método Ágil.

Mapas visuais fazem a diferença

“É recomendável lançar o Método Ágil aos poucos, adotando na empresa princípios como transparência, colaboração entre partes e, acima de tudo, entregar valor ao cliente com a maior frequência possível”, diz Ricardo Bruno Alves da Silva, instrutor certificado de Método Ágil que participou do projeto de transformação digital da tradicionalíssima Lopes.

Numa pequena imobiliária, por exemplo, Ricardo Bruno sugere que o passo inicial para implantar a gestão ágil pode ser a simples instalação de mapas visuais – físicos, como um quadro na parede, ou virtuais, através de ferramentas como o Trello – que identifiquem as tarefas de cada equipe ou colaborador, com a descrição de atribuições, prazos e metas.

Kanban: antigo método japonês vira febre

A Casapê, de Porto Velho (RO), com 13 colaboradores, é uma das pequenas e médias imobiliárias do País adeptas da aplicação fracionada da gestão ágil. Em 2016, o CEO Bruno Gomes implantou o Kanban, um sistema visual para gestão de tarefas criado no Japão, e que se tornou um framework cultuado dentro do Agile. Para isso, não precisou de grandes investimentos: comprou um grande quadro de parede, onde passou a expor as tarefas de cada colaborador, identificando as demandas, o status, os prazos e os objetivos a cada período.

“A maioria das imobiliárias hoje, tirando as grandes, é desordenada. Eu mesmo não tenho tamanho para criar squads, mas qualquer pequena imobiliária pode implantar um simples check list para controlar as etapas do processo, da captação do imóvel até a assinatura do contrato”, conta Bruno, que junto com o Kanban aplicou em sua empresa princípios do PDCA, metodologia de gestão baseado em quatro fases (planejamento, execução, análise e ação).

Ele reconhece que a adaptação da equipe à sistematização do trabalho não foi simples, mas os ensinamentos trazidos pelo Kanban – ordenamento, transparência e disciplina – ajudaram a Casapê e sua “irmã gêmea” Atrium a quadruplicar o faturamento nos últimos quatro anos.

Do Kanban à reinvenção do papel do corretor

Regidas por essa filosofia de gestão, as duas empresas controladas por Bruno Gomes passaram inclusive por uma transformação ainda maior no início de 2020: eliminaram a figura do corretor de imóveis clássico, aquele que participa de todas as etapas do processo de venda ou locação. Hoje a Casapê e a Atrium dividem as funções antes atribuídas ao corretor entre quatro profissionais distintos: o guia (que abre os imóveis), o profissional de pré-vendas (responsável pelo atendimento inicial com o cliente), o gestor de produtos (que organiza os documentos de cada captação) e os closers (responsáveis por fechar os negócios).

Segundo o CEO das duas imobiliárias, o sistema de gestão visualmente bem organizado possibilitou à equipe se adaptar rapidamente às mudanças e compreender claramente suas funções, seus objetivos e o funcionamento da nova engrenagem como um todo. “Sem o Kanban esse processo certamente seria muito mais penoso”, afirma.

Errar rápido, aprender rápido e corrigir rápido

Além de organizar o fluxo de trabalho, a proposta de delimitar visualmente as tarefas, proposta pelo PDCA, Scrum e outros frameworks usados nos Métodos Ágeis, funciona como um acordo tácito assinado por toda a equipe de trabalho. A gerente de produção Greice Nardelli, responsável pela implantação de metodologias ágeis dentro da CUPOLA, reforça que essa transparência faz com que todos se comprometam com determinada entrega e assim sintam-se corresponsáveis pelo projeto como um todo.“E quando há falhas, elas ficam mais perceptíveis e podem ser corrigidas rapidamente. O fundamental é ter ferramentas de controle para errar rápido, aprender rápido e corrigir rápido”, aponta Greice.

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